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Tuesday, May 5, 2015

善用書面表達帶來的爆發力


一般都認為心直口快的人是好人,表示是個表裡如一誠實的人;但同時也表達了這個好人可能容易得罪人。很不幸的我就是這樣的一個人,因此為了避免得罪人,我學會運用書面來表達個人的看法。
現在書面的溝通方式有很多,從遠古時代的飛鴿傳書寫信、打電報、發傳真、發簡訊、發郵件,到今天多元的社群網站、通訊軟體、遊戲聊天室...等等,這些都是書面溝通的工具。

photo by Adikos

正式工作時,比較不適合使用簡訊、社群網站、聊天室這些方式進行。因為顯得不正式,容易讓人忽視;再來資料零散不易存擋,未來也不易查對。而這些即時性的對話可用於簡單寒暄、會議邀約事先詢問、查問東西放哪的問題...等。

正式的書信、電報、傳真或者郵件,一般都會較受到重視;基本上這些都是可以整理保存白紙黑字的基本概念。現今由於時效性的需求,我們大多採用電子郵件的方式。但是無論是白紙黑字或者是電子郵件,都有相同的特性讓我們來發揮:

1. 不受他人的干擾 
2. 有時間思考
3. 可來回檢視 
4. 在寄出去前,都可修改
5. 在打字的過程中,可以提升內容的質量

就因為具備以上特性,我們可以有充分的時間來思考,讓我們的表達更具條理性與邏輯性,也會更加全面性與具體化,在用詞上能加以修飾,避免表達太直接而傷到人,反而達不到原本的用意。

那要如何『寫』出作用呢?


1. 先一口氣不停頓地寫下、打出所有觀點

不加思考地先把想法全部寫下來或打字,不用思考是否符合邏輯、不管句子是否通順、不需要擔心錯別字或措辭,重點就在不停地寫下來或打出來

2. 對寫下或打字的內容進行分類

就所有內容進行歸類,將相近的資料放在一起

3. 刪除重複的內容

若是有重複的部分即可刪除,以避免重複

4. 確認表達要點的順序

當內容大致做好分類後,即可開始整理要點的順序

5. 強化要點做補充說明或舉例

就整理好的要點加以説明,若是加上例子或具體事例,就更能提升自己的觀點

6. 最後,整理全文的起承轉合


前言表達緣由,接著依序陳述要點內容,最終結語做結論


感謝現代科技所帶來的方便,電子郵件讓我們可以不馬上表態,卻又能快速又準確地將我們的想法傳遞出去,而且一次同時可以發給很多人。

藉由書面資料的特性,透過思考並善加運用書寫的技巧,協助我們表述清楚個人的立場與看法,讓我們一起來發揮書面表達的威力吧!


photo by Ken Doerr

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